Uudessa toimistossa pakollisia kalusteita ovat ergonominen toimistotuoli ja asianmukainen työpöytä jokaiselle työntekijälle. Suomen työturvallisuuslainsäädäntö velvoittaa työnantajan järjestämään terveellisen ja turvallisen työympäristön, mikä käytännössä tarkoittaa säädettäviä, ergonomisia kalusteita näyttöpäätetyössä. Alla käymme läpi kaikki tärkeimmät kysymykset uuden toimiston kalustamisesta.
Mitä kalusteita laki velvoittaa hankkimaan toimistoon?
Laki velvoittaa hankkimaan toimistoon ergonomisen tuolin ja säädettävän työpöydän jokaiselle näyttöpäätetyötä tekevälle työntekijälle. Valtioneuvoston asetus näyttöpäätetyöstä edellyttää, että työpiste on säädettävissä yksilöllisesti ja että tuoli tukee selkää asianmukaisesti. Näiden vaatimusten laiminlyönti voi johtaa työsuojelutarkastukseen ja korjausmääräyksiin.
Käytännössä lain minimivaatimukset tarkoittavat seuraavaa:
- Tuolin istuinkorkeuden, selkänojan ja käsinojien tulee olla säädettävissä
- Työpöydän tulee olla riittävän tilava ja mielellään korkeussäädettävä
- Näyttö on sijoitettava silmien korkeudelle eikä se saa aiheuttaa häikäisyä
- Riittävä valaistus on järjestettävä työtasolle
Säilytyskalusteet, neuvotteluhuoneen pöydät ja muut toimistokalusteet eivät suoraan kuulu lakisääteisiin vaatimuksiin, mutta ne ovat käytännön työn kannalta välttämättömiä. Työnantajan yleinen huolehtimisvelvollisuus koskee koko työympäristöä, joten toimiston kokonaisergonomia on aina otettava huomioon.
Mikä on tärkein yksittäinen toimistokaluste?
Tärkein yksittäinen toimistokaluste on ergonominen toimistotuoli. Toimistotyöntekijä istuu keskimäärin useita tunteja päivässä, ja huono istuma-asento aiheuttaa selkä-, niska- ja hartiavaivoja, jotka heikentävät sekä terveyttä että työtehoa. Laadukas toimistotuoli on investointi, joka maksaa itsensä takaisin vähentyneinä sairauspoissaoloina.
Hyvässä toimistotuolissa on vähintään seuraavat ominaisuudet:
- Portaattomasti säädettävä istuinkorkeus
- Lanneselkää tukeva selkänoja, jonka korkeus ja kallistus ovat säädettävissä
- Korkeussäädettävät käsinojat
- Riittävän leveä ja syvä istuin, jossa on laadukas verhoilu
Toimistotuolin valinnassa ei kannata tinkiä laadusta, vaikka muissa kalusteissa säästäisikin. Jokaisen työntekijän tulisi saada istua omalle kehollensa sopivassa tuolissa, sillä yhden koon ratkaisu ei toimi kaikille.
Mitä eroa on sähköpöydällä ja tavallisella toimistopöydällä?
Sähköpöytä on korkeussäädettävä työpöytä, jossa sähkömoottori nostaa ja laskee pöytätasoa nappia painamalla, kun taas tavallinen toimistopöytä on kiinteäkorkuinen tai manuaalisesti säädettävä. Sähköpöytä mahdollistaa työskentelyn sekä istuen että seisten, mikä vähentää pitkäaikaisen istumisen haittoja merkittävästi.
Sähköpöydän edut
Sähköpöytä sopii erityisesti henkilöille, joilla on selkävaivoja tai jotka haluavat vaihdella työskentelyasentoa päivän aikana. Seisomatyöskentely aktivoi lihaksia, parantaa verenkiertoa ja voi lisätä vireystilaa. Sähköpöydät ovat yleistyneet toimistoissa nopeasti, ja monissa yrityksissä niistä on tullut vakiovaruste.
Tavallisen toimistopöydän edut
Kiinteäkorkuinen toimistopöytä on edullisempi ja rakenteeltaan yksinkertaisempi. Se sopii hyvin tilanteisiin, joissa budjetti on tiukka tai pöytä on tarkoitettu satunnaiseen käyttöön, kuten kokoushuoneeseen tai vastaanottoalueelle. Kiinteä pöytä on myös kestävä ja helppo huoltaa.
Uutta toimistoa kalustettaessa kannattaa harkita sähköpöytiä ainakin päivittäiseen intensiiviseen näyttöpäätetyöhön, kun taas muihin tiloihin riittävät usein tavalliset pöydät.
Minkä verran säilytyskalusteita toimisto tarvitsee?
Toimisto tarvitsee säilytyskalusteita vähintään sen verran, että jokainen työntekijä pystyy pitämään oman työpisteensä siistinä ja tärkeät asiakirjat järjestyksessä. Käytännön nyrkkisääntönä voidaan pitää yhtä henkilökohtaista lokerikkoa tai kaappia per työntekijä sekä yhteisiä arkistokaappeja tiimin tarpeisiin.
Säilytyskalusteiden tarve riippuu toimialan luonteesta. Paperittomassa toimistossa riittävät pienet henkilökohtaiset lokerikot, kun taas asianajotoimisto tai tilitoimisto saattaa tarvita laajat arkistointijärjestelmät. Hyvä lähtökohta on arvioida, kuinka paljon fyysisiä asiakirjoja, tarvikkeita ja henkilökohtaisia tavaroita työntekijöillä on.
Säilytyskalusteiden suunnittelussa kannattaa ottaa huomioon myös toimiston yleisilme: yhtenäiset, siistit kaappiratkaisut tekevät tilasta ammattimaisen näköisen ja helpottavat siivousta. Matalat lipastot ja avohyllyt sopivat avotoimistoon, kun taas korkeat kaapistot soveltuvat tiloihin, joissa tarvitaan paljon suljettua säilytystilaa.
Kannattaako uuteen toimistoon ostaa uusia vai käytettyjä kalusteita?
Käytetyt toimistokalusteet ovat useimmille yrityksille paras vaihtoehto uuteen toimistoon, koska ne tarjoavat merkittävän kustannussäästön ilman laadusta tinkimistä. Hyväkuntoiset käytetyt kalusteet voivat olla jopa 30–90 prosenttia halvempia kuin vastaavat uudet tuotteet, mikä vapauttaa budjettia muihin hankintoihin.
Uudet kalusteet ovat perusteltuja silloin, kun brändi-ilme on erityisen tärkeä, kun kalusteet tulevat asiakkaiden nähtäville edustustilaan tai kun tarvitaan hyvin spesifistä mitoitusta tai väriä. Muissa tapauksissa laadukkaat käytetyt kalusteet ovat järkevä valinta.
Toimistoplus myy huolellisesti tarkastettuja ja kunnostettuja käytettyjä toimistokalusteita, joille myönnetään 12 kuukauden takuu. Valikoima kattaa ergonomiset tuolit, pöydät, säilytyskalusteet sekä neuvottelu- ja aulakalusteet. Käytettyjen kalusteiden valitseminen on myös ekologisesti vastuullinen ratkaisu, sillä se pidentää tuotteiden elinkaarta ja vähentää materiaalinkulutusta.
Missä järjestyksessä toimiston kalustaminen kannattaa aloittaa?
Toimiston kalustaminen kannattaa aloittaa työpisteistä eli tuoleista ja pöydistä, koska ne ovat lakisääteisesti pakollisia ja muodostavat toimiston toiminnallisen ytimen. Vasta kun jokainen työntekijä on saanut asianmukaisen työpisteen, kannattaa siirtyä säilytyskalusteisiin, neuvottelutiloihin ja viimeisenä aulan tai vastaanoton kalusteisiin.
Käytännöllinen järjestys uuden toimiston kalustamisessa on seuraava:
- Ergonomiset toimistotuolit jokaiselle työntekijälle
- Työpöydät, mielellään sähköpöydät intensiiviseen näyttöpäätetyöhön
- Tietokone- ja näyttöratkaisut sekä oikeankorkuiset näyttötelineet
- Henkilökohtaiset säilytyskalusteet, kuten lokerikot ja pienet kaapit
- Yhteiset säilytyskalusteet ja arkistointiratkaisut
- Neuvotteluhuoneen kalusteet, kuten pöytä ja tuolit
- Aula- ja vastaanottokalusteet sekä muut viimeistelykalusteet
Budjetin ollessa rajallinen on viisainta panostaa ensin niihin kalusteisiin, joita käytetään eniten ja jotka vaikuttavat suoraan terveyteen ja työtehoon. Hyvä toimistotuoli ja toimiva pöytä ovat aina etusijalla ennen edustavia aulakalusteita.